Checklist Persiapan Magang Luar Negeri: Apa yang Harus Dilakukan 6 Bulan Sebelum Berangkat

Magang di luar negeri tidak terjadi begitu saja. Di balik setiap cerita sukses ada mahasiswa yang mulai bergerak jauh sebelum tanggal keberangkatan, mengurus visa, meyakinkan universitas, menyiapkan dana, dan memastikan tidak ada yang terlewat. Panduan ini adalah timeline realistis, bulan per bulan, dari 6 bulan hingga 1 minggu sebelum kamu boarding.

6 Bulan Sebelum Berangkat

Tahap pondasi, keputusan besar dan izin-izin utama

Tentukan Destinasi dan Durasi

• Pilih 2–3 kota yang kamu pertimbangkan, riset biaya hidup dan peluang di bidangmu
• Tentukan durasi, 2 bulan, 3 bulan, atau 6 bulan? Ini mempengaruhi jenis visa yang kamu butuhkan
• Pertimbangkan musim, musim panas di Eropa (Juni–Agustus) paling populer tapi juga paling kompetitif untuk penempatan

Amankan Penempatan atau Mulai Proses Seleksi

• Daftar ke Internship Abroad atau mulai mencari lowongan secara mandiri di LinkedIn, Glassdoor, dan platform lokal negara tujuan
• Perbarui CV dalam bahasa Inggris, format internasional, 1 halaman, fokus pada pencapaian
• Perbarui profil LinkedIn secara lengkap
• Minta surat rekomendasi dari dosen atau atasan kerja part-time jika relevan

Minta Izin Universitas

• Konsultasi dengan Kaprodi soal kemungkinan konversi SKS via Kampus Merdeka
• Minta Surat Keterangan Kuliah (SKK) versi bahasa Inggris dari universitas
• Cek apakah ada formulir khusus untuk izin magang luar negeri di universitasmu

Cek Paspor dan Mulai Menabung

• Paspor harus berlaku minimal 18 bulan dari sekarang (untuk proses visa yang butuh minimal 6 bulan tersisa)
• Jika paspor mau habis atau belum punya, urus sekarang. Proses paspor baru: 3–10 hari kerja
• Mulai menabung untuk dana awal: minimal 3× biaya hidup bulanan di negara tujuan
• Buka rekening Wise untuk memudahkan konversi valuta nanti

---

4 Bulan Sebelum Berangkat

Tahap administrasi, visa dan dokumen formal

Ajukan Visa (Untuk Destinasi yang Butuh Visa)

• Kumpulkan semua dokumen visa: paspor, foto, surat magang, rekening koran, asuransi, SKK, surat orang tua, bukti akomodasi
• Buat appointment di kedutaan atau pusat visa yang relevan (VFS Global, TLS Contact, dll)
• Ajukan aplikasi visa dengan semua dokumen lengkap
• Bayar biaya visa dan asuransi perjalanan wajib
• Untuk destinasi tanpa visa wajib (Singapura, beberapa negara Asia): pastikan izin kerja sudah diurus perusahaan

Cek Kelengkapan Saldo Rekening

• Pastikan rekening koran 3 bulan terakhir menunjukkan saldo yang cukup dan stabil
• Jika saldo kurang, bicarakan dengan orang tua untuk sementara menitipkan dana di rekeningmu (tapi catat ini agar tidak terlihat seperti "dana tiba-tiba")

Amankan Akomodasi

• Mulai riset tempat tinggal di kota tujuan, Idealista, Uniplaces, Spotahome untuk Eropa; PropertyGuru untuk Asia Tenggara; Dubizzle untuk UAE
• Konfirmasi akomodasi sedini mungkin, dokumen kontrak sewa sering dibutuhkan untuk visa
• Jika magang program terstruktur (IISMA, dll), biasanya akomodasi sudah diurus oleh program

---

3 Bulan Sebelum Berangkat

Tahap keuangan dan kesehatan

Finansial

• Isi saldo pertama di kartu Wise, lakukan test transfer kecil untuk memastikan sistemnya bekerja
• Beli tiket pesawat jika belum, harga tiket biasanya lebih murah jika dibeli 2–3 bulan sebelum keberangkatan
• Buat rencana anggaran bulanan untuk negara tujuan berdasarkan riset yang sudah kamu lakukan
• Informasikan ke bank Indonesia kamu bahwa kamu akan berada di luar negeri, agar kartu ATM tidak diblokir karena transaksi asing

Kesehatan dan Vaksinasi

• Cek rekomendasi vaksin untuk negara tujuan (konsultasi dengan dokter atau buka website CDC/WHO)
• Vaksin yang umum dibutuhkan: Hepatitis A dan B, Typhoid, MMR, Tetanus, tergantung destinasi
• Beberapa vaksin membutuhkan lebih dari satu dosis dengan interval beberapa minggu, mulai sekarang
• Bawa persediaan obat-obatan yang biasa kamu minum (resep dokter jika perlu)
• Beli asuransi kesehatan yang memadai untuk luar negeri jika belum

---

2 Bulan Sebelum Berangkat

Tahap administrasi akademis dan persiapan hidup

Dokumen Akademis

• Ambil atau minta dikirim Surat Keterangan Kuliah (SKK) versi bahasa Inggris yang sudah ditandatangani
• Minta transkip nilai resmi dari universitas (bahasa Inggris, berstempel dan ditandatangani)
• Tanda tangani Learning Agreement jika universitas mengharuskan (untuk konversi SKS)
• Minta surat dari supervisor magang yang sudah resmi menyebutkan durasi dan deskripsi tugas

Komunikasi dan Konektivitas

• Riset kartu SIM lokal atau eSIM untuk negara tujuan, harga dan kecepatan bervariasi. Airalo untuk eSIM global adalah opsi praktis
• Download aplikasi yang akan kamu butuhkan: Wise, Google Translate (download offline bahasa setempat), Citymapper/transit app lokal, aplikasi bank Indonesia
• Aktifkan fitur roaming darurat di kartu Indonesia untuk hari pertama tiba

Akomodasi Dipastikan

• Konfirmasi ulang akomodasi, simpan kontak landlord dan alamat lengkap
• Koordinasikan waktu check-in, tanyakan apakah bisa titip koper jika pesawat landing lebih awal dari waktu check-in

---

1 Bulan Sebelum Berangkat

Tahap personal dan detail terakhir

Pemberitahuan KJRI

• Daftar ke KJRI (Konsulat Jenderal RI) di kota tujuan melalui email atau website resmi, ini gratis dan sangat dianjurkan
• Simpan nomor darurat KJRI di teleponmu
• Cari tahu lokasi KJRI terdekat dari tempat tinggalmu nanti

Beritahu Keluarga Detail Lengkap

• Bagikan alamat lengkap tempat tinggal
• Bagikan kontak supervisor di perusahaan
• Bagikan kontak teman yang tinggal bersama atau teman yang akan kamu temui di sana
• Tetapkan jadwal rutin update, misalnya video call setiap Minggu

Mulai Packing

• Buat daftar barang bawaan berdasarkan panduan packing kami (lihat /info/packing-list)
• Perhatikan batas berat bagasi maskapaimu
• Pakaian musim dingin atau hujan jika tujuanmu beriklim sedang/dingin
• Adaptor colokan listrik yang sesuai dengan negara tujuan

---

1 Minggu Sebelum Berangkat

Tahap final, konfirmasi dan detail terakhir

Dokumen Check: Terakhir Kali

• Paspor + visa (cek tanggal berlaku dan tanggal masuk yang diizinkan)
• Tiket pesawat (print fisik selalu lebih aman dari yang digital saja)
• Dokumen akomodasi (konfirmasi reservasi atau kontrak sewa)
• Asuransi perjalanan (print atau simpan PDF)
• Rekening koran terbaru (beberapa petugas imigrasi bisa meminta ini)
• Surat magang dari perusahaan
• Semua dokumen di atas → simpan juga di Google Drive atau iCloud sebagai backup digital

Keuangan

• Tukar sedikit mata uang lokal untuk hari pertama, AED/EUR/SGD tunai untuk transport dari bandara. Biasanya Rp 1–1,5 juta sudah cukup
• Pastikan kartu Wise berfungsi dengan melakukan transaksi kecil test
• Beritahu bank Indonesia sekali lagi bahwa kamu akan pergi ke luar negeri

Kesehatan Final

• Bawa stok obat pribadi untuk minimal 1 bulan pertama (flu, diare, sakit kepala, vitamin)
• Bawa fotokopi resep jika ada obat rutin
• Cek apakah obat yang kamu bawa diperbolehkan di negara tujuan (beberapa obat di Indonesia perlu surat dokter untuk dibawa ke luar negeri)

Komunikasi Hari Pertama

• Konfirmasi rute dari bandara ke tempat tinggal, Grab, metro, atau taksi? Berapa estimasi biaya?
• Kirim pesan ke landlord bahwa kamu akan tiba hari itu dan pukul berapa
• Konfirmasi ulang onboarding hari pertama kerja dengan supervisor